La technologie

Comment partager votre calendrier Outlook

Le partage de votre calendrier Outlook est facile, mais comment vous le faites, il est important si vous ne voulez pas que les personnes avec lesquelles vous le partagez aient du mal à accéder. Voyons comment partager un calendrier Outlook, que le destinataire appartienne ou non à la même organisation.

Que vous partagiez votre calendrier Outlook avec une personne au sein de votre organisation (c'est-à-dire, des personnes appartenant au même domaine de messagerie que vous) en dehors de votre organisation, le processus de partage est similaire. Cependant, la manière dont le destinataire accède à votre calendrier partagé est un peu différente, en particulier si la personne extérieure à votre organisation n’utilise pas Outlook. C’est quand même assez simple et nous allons expliquer comment cela fonctionne afin que vous puissiez diriger les gens ici s’ils ont du mal à accéder à votre calendrier partagé.

Partage de votre calendrier avec un collègue

Si vous souhaitez partager un calendrier avec quelqu'un qui travaille pour la même organisation, le processus est assez simple. Ouvrez le calendrier dans Outlook, puis cliquez sur Accueil> Partager le calendrier> Calendrier.

Si vous utilisez Outlook pour plusieurs comptes, veillez à sélectionner le calendrier du compte que vous souhaitez partager.

La fenêtre "Propriétés du calendrier" s'ouvre dans l'onglet "Autorisations", vous indiquant qui a actuellement accès à votre calendrier. Par défaut, Outlook est configuré de manière à ce que tous les membres de votre organisation puissent savoir quand vous êtes occupé, mais rien d’autre. Vos informaticiens ont peut-être changé cela de différentes manières. Nous allons donc nous concentrer sur le partage de votre calendrier avec une personne de votre entreprise.

Pour partager votre calendrier avec quelqu'un, cliquez sur le bouton “Ajouter”.

Cela ouvrira votre carnet d'adresses et affichera par défaut les personnes de votre organisation. Ajoutez la personne avec laquelle vous souhaitez partager votre calendrier, puis cliquez sur «OK».

La personne que vous avez choisie apparaît dans la fenêtre Autorisations. Par défaut, ils ont un niveau d'autorisation «Peut voir tous les détails», que vous pouvez modifier si vous le souhaitez.

Lorsque vous avez terminé, cliquez sur "OK" pour partager votre calendrier.

Pour afficher un calendrier que quelqu'un a partagé avec vous, cliquez sur Accueil> Ajouter un calendrier> Ouvrir le calendrier partagé.

Dans la fenêtre qui s'ouvre, entrez le nom de la personne qui a partagé un calendrier avec vous, puis cliquez sur OK.

Le calendrier apparaîtra maintenant pour que vous puissiez le voir sous la liste «Calendriers partagés» sur le côté gauche.

Partage de votre calendrier avec une personne externe

Si vous souhaitez partager un calendrier avec quelqu'un qui travaille en dehors de votre organisation, le processus est très similaire. Ouvrez le calendrier dans Outlook, puis cliquez sur Accueil> Partager le calendrier> Calendrier.

Si vous utilisez Outlook pour plusieurs comptes, veillez à sélectionner le calendrier du compte que vous souhaitez partager.

La fenêtre "Propriétés du calendrier" s'ouvre dans l'onglet "Autorisations", vous indiquant qui a actuellement accès à votre calendrier.

Pour partager votre calendrier avec quelqu'un, cliquez sur le bouton “Ajouter”.

Cela ouvrira votre carnet d'adresses. Dans le menu déroulant "Carnet d'adresses", cliquez sur "Contacts".

Cela affichera tous les contacts externes de votre carnet d'adresses. Si vous souhaitez partager votre calendrier avec une personne externe et que celle-ci ne soit pas affichée ici, vous devez d'abord l'ajouter en tant que contact.

Ajoutez la personne avec laquelle vous souhaitez partager votre calendrier, puis cliquez sur «OK».

La personne que vous avez choisie sera ajoutée à la fenêtre Autorisations. Par défaut, ils ont le niveau d'autorisation «Peut afficher tous les détails», que vous pouvez modifier si vous le souhaitez. Contrairement au partage avec des personnes de votre organisation, vous ne pouvez pas attribuer à des personnes externes les droits «Modifier» ou «Déléguer».

Lorsque vous avez terminé, cliquez sur "OK" pour partager votre calendrier.

La façon dont le destinataire accepte votre invitation à consulter un calendrier est un processus où le processus diffère légèrement du partage avec une personne au sein de votre organisation.

La personne que vous avez partagée votre agenda reçoit un courrier électronique.

S'ils cliquent sur «Accepter et afficher le calendrier», ils seront redirigés vers Outlook.com pour se connecter à un compte Microsoft, sur lequel le calendrier partagé sera rendu disponible.

Ce processus est plutôt transparent, mais n’aide pas beaucoup si votre destinataire utilise un produit autre que Microsoft. Nous allons vous montrer comment ajouter l'agenda partagé à un agenda Google, en tant qu'application d'agenda la plus populaire, mais vous pouvez ajouter un agenda partagé à peu près à n'importe quelle application d'agenda décente que vous souhaitez mentionner.

Au bas de l'e-mail se trouve un lien "cette URL".

Cliquez avec le bouton droit de la souris sur cette URL et cliquez sur «Copier l’emplacement du lien» (ou la commande équivalente en fonction du programme que vous utilisez pour afficher le courrier).

Ouvrez votre agenda Google, cliquez sur les trois points à côté de «Ajouter un agenda», puis choisissez «Depuis l'URL».

Collez l'URL que vous avez copiée à partir de l'e-mail, puis cliquez sur «Ajouter un calendrier».

Le calendrier apparaîtra dans la liste «Autres calendriers» sur le côté gauche.

Ce format n’est cependant pas très convivial, surtout s’il ya plus d’un calendrier partagé à afficher. Vous pouvez le renommer en survolant le nom, en cliquant sur les trois points qui apparaissent à la fin, puis en cliquant sur «Paramètres».

Changez le champ Nom pour qu'il corresponde à tout ce que vous voulez, puis cliquez sur la flèche retour située à côté de «Paramètres».

Vous avez maintenant un nom de calendrier beaucoup plus convivial.

L'URL que vous avez copiée à partir du courrier électronique est une URL du calendrier partagé au format iCalendar (.ics), qui, malgré la similitude des noms, n'a rien à voir avec Apple. Au lieu de cela, il s’agit d’un format ouvert pour les informations de calendrier qui existent depuis plus de 20 ans. Chaque application de calendrier que vous êtes susceptible d'utiliser acceptera un calendrier au format .ics. Ainsi, bien que nous ayons déjà ajouté ce processus à l'ajout à un calendrier Google, le lien devrait fonctionner dans le calendrier Apple, Yahoo! Calendrier, Lightning for Thunderbird ou toute autre application d'agenda que vous utilisez.

Tags

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

Close
Close