La technologie

Comment faire pour empêcher une personne de transférer une demande de réunion dans Outlook

Si vous avez déjà rencontré un problème avec des participants potentiels à une réunion, les nouvelles sont transmises à d’autres utilisateurs. Si vous disposez de la dernière version d'Outlook (2016 ou 365) ou d'un abonné Office 365 utilisant l'application Web Outlook, vous pouvez empêcher les utilisateurs de transférer les demandes de réunion.

Obtenir une réunion avec les bons participants peut être frustrant. Vous devez trouver un moment où tout le monde est disponible. Ensuite, vous devez trouver une chambre gratuite. Nous espérons ensuite que les participants ne transmettent pas la demande de réunion à une personne supplémentaire qui n’a pas besoin d’y assister ou, pire, la transfère à un subordonné pour qu’il assiste à la réunion. Nous ne pouvons pas forcer les gens à être libres, et nous ne pouvons pas vous imposer une salle de réunion, mais si vous utilisez Outlook, nous pouvons vous montrer comment empêcher les personnes de transférer votre demande de réunion. Nous allons jeter un coup d'oeil.

Arrêter une demande d'être transféré dans Outlook ou Outlook Web App

Arrêter le renvoi d'une demande de réunion est aussi simple que de renvoyer un seul paramètre avant d'envoyer la demande.

Dans le client Outlook complet, avec une demande de réunion ouverte, accédez à l'onglet «Réunion». Cliquez sur le bouton «Option de réponse», puis cliquez sur le bouton «Autoriser le transfert» dans la liste déroulante pour le désactiver (il est activé par défaut).

Dans Outlook Web App, assurez-vous qu'une demande de réunion est ouverte et qu'au moins un participant a été ajouté. Cliquez sur le rouage «Participants», puis cliquez sur le bouton «Autoriser le transfert» pour le désactiver pour cette réunion.

Malheureusement, il n’est pas possible de désactiver l’option «Autoriser le transfert» par défaut. Vous devez le désactiver chaque fois que vous créez une nouvelle demande.

Alors, que se passe-t-il si quelqu'un essaie de transmettre ma demande de réunion?

Trois choses peuvent se produire lorsque quelqu'un tente de transférer un message sur lequel vous avez désactivé l'option «Autoriser le transfert»:

  • Si votre participant utilise la même version d’Outlook que vous (et s’ils travaillent pour la même société qu’il est probable), il ne sera pas autorisé à transmettre la demande de réunion.
  • S'ils se trouvent dans une version antérieure d'Outlook, ils peuvent transférer la demande de réunion, mais Microsoft Exchange bloque la distribution et envoie à votre participant un message «impossible à livrer».
  • S'ils utilisent un système de messagerie autre que Microsoft, tel que Gmail, ils peuvent transférer la demande de réunion sans aucune restriction. C’est parce que les systèmes tiers n’ont aucune obligation de respecter l’indicateur «ne pas transmettre» de Microsoft. À l'avenir, il est possible qu'ils commencent à le respecter (il s'agit souvent d'une situation où l'on se gratte le dos, où quelqu'un comme Google veut qu'Outlook respecte un indicateur spécifique à Gmail, donc un accord est conclu). ), mais il est également tout à fait possible qu’aucun système en dehors d’Outlook ne respecte le drapeau.

Cependant, tant que vous organisez des réunions avec des personnes de votre organisation, cela devrait fonctionner correctement.

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